1. Introducere
La Daikin, ne angajăm să ne desfășurăm activitatea într-un mod transparent. Ne străduim să respectăm pe deplin legislația oriunde activăm. În cadrul Daikin Europe Group1, angajații sunt obligați să respecte codul de etică corporativă al grupului, care promovează o conduită adecvată și are ca scop asigurarea că nu au loc activități ilegale la locul de muncă. Principiile Eticii noastre corporative sunt aceleași pentru fiecare țară și sector de afaceri în care activăm. Puteți găsi Etica corporativă pe site-ul nostru de internet, www.daikin.eu.
Îi încurajăm pe toți să transmită întrebările sau preocupările lor și să raporteze comportamentul neetic sau ilegal (suspectat) în practicile noastre comerciale. Daikin Europe Group garantează că rapoartele transmise sunt tratate cu deplină confidențialitate.
În această politică vă explicăm cum puteți trimite un raport și cum ne desfășurăm investigațiile în urma unui raport transmis. De asemenea, explicăm protecția oferită oricui depune un raport.
2. Cine poate depune un raport?
Oricine poate raporta o conduită incorectă suspectată sau observată în Daikin Europe Group: angajați, precum și părțile interesate externe, cum ar fi contractori, consultanți, furnizori de servicii, agenți, clienți și așa mai departe.
3. Unde pot depune un raport?
Există mai multe moduri de a raporta. Puteți alege canalul cu care vă simțiți cel mai confortabil.
- Puteți raporta la persoana de contact la Daikin.
- Puteți trimite un raport prin linia telefonică de avertizare de integritate, disponibilă 24/7. Linia telefonică acceptă rapoarte printr-un formular online sau prin telefon, de fiecare dată în limba preferată. Puteți accesa linia telefonică la următorul link: http://daikineurope.ethicspoint.com.
Pentru a proceda cu un raport, accesați linkul și mergeți la secțiunea „Pentru a face un raport”.
- Selectați țara dvs. și indicați metoda preferată de raportare, prin formular online sau prin telefon. Când procedați prin telefon, va apărea numărul dvs. de telefon specific țării.
- În toate cazurile, veți primi un ID de utilizator și o parolă. Întrebările și comunicarea vă vor fi partajate prin intermediul platformei. Puteți să revizitați platforma în orice etapă și să lăsați documente sau să puneți întrebări suplimentare.
- În unele țări avem un canal de raportare specific, disponibil pe site-ul web al entității locale2.
4. Pot raporta anonim?
Această opțiune este disponibilă, deși în unele țări se poate să nu fie posibil din punct de vedere legal3. Puteți raporta incidente în mod anonim, deși în unele țări acest lucru este posibil să nu fie permis. Vă cerem să furnizați suficiente detalii și informații faptice, astfel încât să putem investiga raportul în mod eficient.
5. Ce fel de incident pot raporta?
Puteți raporta orice fel de preocupare pe care doriți să o aduceți în atenția noastră, dar această politică are ca scop primirea de rapoarte despre încălcări sau presupuse încălcări ale eticii corporative a Daikin Europe Group sau ale legii. Astfel de încălcări pot fi, de exemplu, o încălcare a drepturilor omului, o încălcare a dreptului concurenței, o infracțiune sau cauzarea de daune mediului.
6. Sunt protejat atunci când raportez un incident?
Daikin se angajează să vă protejeze de orice dezavantaje, chiar dacă în urma unei investigații reiese că nu a existat nicio încălcare. Nu tolerăm represalii sub nicio formă (concediere, refuz de promovare, suspendare etc.) împotriva persoanelor care raportează cu bună-credință, cu motive rezonabile să creadă că a existat o încălcare.
Cu toate acestea, dacă raportați sau dezvăluiți public informații false, vă puteți confrunta cu o sancțiune. De asemenea, vă puteți confrunta cu cereri de despăgubire pentru daunele care rezultă din raportarea falsă sau dezvăluirea publică a informațiilor false.
7. Cum asigurăm confidențialitatea
Daikin tratează toate rapoartele, conținutul acestora, identitatea persoanei care raportează și a celorlalți implicați în mod confidențial. Vom folosi raportul dvs. pentru efectuarea unei investigații și pentru implementarea oricărei măsuri în legătură cu rezultatul.
Putem dezvălui informații despre fapte sau preocupări în cadrul unei acțiuni în justiție sau a unei alte proceduri inițiate de o autoritate. De asemenea, putem dezvălui informații dacă decidem că încălcarea ar trebui raportată autorităților și/sau că vom depune o plângere oficială. De asemenea, putem dezvălui conținutul raportului conducerii și/sau consilierilor noștri externi.
8. Ce se întâmplă după ce am trimis un raport?
Tratăm cu seriozitate toate rapoartele, ele fiind gestionate cu atenția cuvenită.
Comitetul de audit al Daikin Europe Group sau – acolo unde este cerut de lege – un reprezentant local, este responsabil pentru investigarea rapoartelor primite. Comitetul de audit/reprezentantul local va lua următoarele măsuri după primirea unui raport:
- În termen de 7 zile, Comitetul de audit trimite persoanei raportoare o confirmare de primire.
- Apoi, Comitetul de audit decide dacă raportul este admisibil sau nu. În cazul în care raportul nu este admisibil – deoarece nu intră în domeniul de aplicare al acestei Politici – Comitetul de audit informează raportorul.
- Dacă raportul este admisibil, Comitetul de audit efectuează o investigație.
- Comitetul de audit poate solicita asistența altora, cum ar fi filiale sau departamente comerciale.
- Comitetul de audit poate intervieva angajații și/sau terții care ar putea ști despre incidentul raportat.
- Comitetul de audit va examina documentele care se referă la incidentul raportat.
- După finalizarea investigației, Comitetul de audit decide asupra chestiunii.
- În cazul în care chestiunea este confirmată, Comitetul de audit va lua măsurile corespunzătoare pentru a aborda preocupările identificate.
- Dacă incidentul identificat nu este confirmat, chestiunea va fi respinsă.
- Comitetul de audit informează persoana raportoare în termen de 3 luni despre rezultat.
Comitetul de audit respectă pe deplin drepturile la apărare ale oricărei persoane implicate într-o investigație. Aceste persoane vor primi informații despre fapte sau preocupări și vor fi audiate.
O încălcare a Eticii corporative poate duce la o măsură disciplinară sau la încetarea raportului de muncă. Dacă o încălcare este comisă de o terță parte, putem rezilia relația contractuală cu acea parte sau cu angajatorul său.
9. Cum respectăm legile privind protecția datelor.
Gestionarea rapoartelor presupune prelucrarea datelor cu caracter personal. În funcție de incident, Daikin Europe Group poate colecta date precum nume, informații de contact, titluri de post, jurnalele de acces la sistem și detalii legate de incident.
Păstrăm datele dvs. cu caracter personal pe durata investigației. Este posibil să le păstrăm pentru o perioadă de timp după aceea, pe baza evaluării riscurilor și a cerințelor legale, dar niciodată mai mult decât este permis de legile aplicabile. Pentru anumite tipuri de date (de exemplu, jurnalele de acces), se pot aplica perioade de păstrare mai scurte. Este posibil să păstrăm datele pentru perioade mai lungi, pe baza unui interes legitim, cum ar fi pentru eventuale viitoare litigii sau anchete de reglementare, dar vom face acest lucru în conformitate cu principiile de minimizare a datelor și cu drepturile dvs.
Rețineți că aveți dreptul:
- Să accesați datele dvs. cu caracter personal și să primiți o copie.
- Să rectificați datele dvs. cu caracter personal inexacte sau incomplete.
- Să ștergeți datele dvs. cu caracter personal în anumite circumstanțe.
- Să restricționați prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal.
- Să vă opuneți prelucrării datelor dvs. cu caracter personal pe baza intereselor legitime.
- Să obțineți datele dvs. dvs. cu caracter personal într-un format care să poată fi citit automat.
- Să depuneți o plângere la Autoritatea pentru Protecția Datelor din țara în care a fost raportat incidentul.
Pentru explicații detaliate și pentru a vă exercita drepturile, contactați Coordonatorii pentru protecția datelor la dpc@daikineurope.com.
Pentru mai multe informații despre practicile noastre de protecție a datelor, consultați Politica noastră de protecție a datelor4.
10. Procedura de avertizare de integritate și protecție în Uniunea Europeană
În Uniunea Europeană, legile statelor membre ale UE și așa-numita Directivă UE5 oferă protecție persoanelor care raportează (presupuse) încălcări ale legii („avertizare de integritate”).
Condițiile pentru a beneficia de o astfel de protecție sunt următoarele. Familiarizați-vă cu cerințele specifice ale legislației aplicabile:
- Trebuie să fi avut motive rezonabile să credeți că informațiile erau adevărate la momentul raportării și că astfel de informații intrau în domeniul de aplicare al legii;
- Ați raportat intern sau extern sau ați făcut o dezvăluire publică în conformitate cu legea.
Raportarea internă înseamnă că ați folosit unul dintre canalele de raportare ale Daikin Europe Group. Sunteți încurajat să le utilizați pe acestea mai întâi.
Raportarea externă înseamnă că trimiteți un raport autorităților competente din statul membru UE. Aceste autorități competente sunt enumerate în anexa 1. Puteți utiliza canalul de raportare extern după ce ați raportat prin canalul intern al Daikin Europe Group și acest canal intern nu a funcționat adecvat.
A face o dezvăluire publică înseamnă că raportați direct publicului prin, de exemplu, o platformă online sau o rețea socială sau către mass-media. Atunci când faceți o dezvăluire publică, ar trebui să vă bucurați de protecție dacă
- ați raportat mai întâi intern și extern, dar încălcarea rămâne nerezolvată sau nu a fost luată nicio măsură adecvată sau
- aveți motive întemeiate să credeți că există un pericol iminent sau evident pentru interesul public sau în cazul raportării externe, există riscul unor represalii.
Nu toate chestiunile care intră în domeniul de aplicare al Eticii corporative sunt avertizări de integritate. Ne referim la acestea drept „chestiuni etice”. Protecția prevăzută de lege pentru o persoană care ridică o chestiune etică nu este aceeași ca pentru atunci când sesizează o avertizare de integritate. Cu toate acestea, Daikin Europe Group va trata chestiunile etice raportate în același mod: îndrumările și procesele prezentei Politici se aplică tuturor rapoartelor pe care le-am primit, indiferent dacă este o avertizare de integritate sau o chestiune etică.
11. Întrebări
Dacă aveți întrebări, îl puteți contacta pe C. Vyncke, Director and Chief Legal Officer, Daikin Europe N.V.
E-mail: vyncke.c@daikineurope.com
ANEXA 1: Autoritățile competente relevante care primesc o raportare externă
| Austria | Oficiul extern de raportare pentru încălcările legale UE din Viena |
| Belgia | Avocatul Poporului Federal Vlaamse Ombudsman Avocatul Poporului al Regiunii Bruxelles-Capitală Ombudsfrau der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens |
| Bulgaria | Comisia pentru anticorupție și confiscarea ilegală a bunurilor |
| Croația | Avocatul Poporului al Republicii Croația |
| Cipru | Pentru identificarea canalului adecvat prin care să raporteze, avertizorii de integritate pot contacta consilierul juridic local și/sau oficiul avocatului poporului. |
| Republica Cehă | Ministerul Justiției, Departamentul Conflict de Interese și Anticorupție |
| Danemarca | Autoritatea daneză pentru protecția datelor |
| Estonia | Ministerul Justiției, Departamentul de politici în materie penală al Estoniei |
| Finlanda | Ministerul Justiției |
| Franța | Defenseur des Droits |
| Germania | Organismul extern de raportare în conformitate cu Proiectul de lege privind protecția avertizorilor la Oficiul Federal de Justiție al Germaniei (Germania) |
| Grecia | Autoritatea Națională pentru Transparență |
| Ungaria | Comisarul pentru drepturile fundamentale |
| Irlanda | Garda Poporului, GSOC Protected Disclosure Unit (PDU) |
| Italia | Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) |
| Letonia | Cancelaria de Stat, Punctul de contact al avertizorilor |
| Lituania | Parchetul General |
| Luxemburg | Autoritatea pentru Servicii Financiare din Luxemburg - CSSF Comisia de Asigurări din Luxemburg - CAA Autoritatea de Concurență din Luxemburg Autoritatea de înregistrare taxe, proprietăți și TVA din Luxemburg - AED Inspectoratul Muncii și Minelor din Luxemburg - ITM Comisia pentru Protecția Datelor din Luxemburg - CNPD Centrul pentru Egalitatea de Șanse din Luxemburg - CET Mediatorul, ca parte a misiunii sale de a efectua controale externe în locurile în care oamenii sunt privați de libertate Avocatul Poporului pentru copii și tineret Institutul de Reglementare din Luxemburg - ILR Autoritatea independentă de reglementare a serviciilor media audiovizuale din Luxemburg - ALIA Baroul din Luxemburg și Diekirch Camera Notarilor din Luxemburg Consiliul Medical din Luxemburg Administrația Naturii și Pădurilor - ANF Administrația Gospodăririi Apelor - AGE Administrația Navigației Aeriene - ANA Serviciul național pentru protecția consumatorului Ordinul Arhitecților și Inginerilor Consultanți - OAI Asociația Experților Contabili din Luxemburg - OEC Institutul de Auditori din Luxemburg - IRE Administrația Fiscală Directă din Luxemburg – ACD |
| Malta | Malta raportează extern uneia dintre autoritățile competente menționate în lege. Acestea includ: Comisarul pentru Venituri (CfR), Unitatea de Analiză a Informațiilor Financiare (FIAU), Malta Autoritatea pentru Servicii Financiare (MFSA), Comisar pentru Organizarea de Voluntariat (CVO), Comisia Permanentă Împotriva Corupției și Avocatul Poporului. |
| Țările de Jos | Huis voor Klokkenluiders (Țările de Jos) |
| Polonia | Avocatul Poporului (deși legea finală nu a fost încă adoptată – ianuarie 2024) |
| Portugalia | Procurorul General |
| România | Ministerul Justiției |
| Slovacia | Biroul prim-ministrului/Departamentul de prevenire a corupției Oficiul de protecție a avertizorilor de integritate |
| Slovenia | Komisija za preprečevanje korupcije |
| Spania | Agencia Valenciana Antifraude Ministerio de Justicia Oficina Antifrau de Catalunya Oficiul pentru Prevenirea și Lupta împotriva Corupției din Insulele Baleare Oficina Andaluza contra el Fraude y la Corrupción Oficiul pentru Prevenirea și Lupta împotriva Corupției din Insulele Baleare |
| Suedia | Autoritatea suedeză pentru mediul de lucru |
1 Daikin Europe Group este format din Daikin Europe N.V. și Daikin Europe Coordination Center N.V., sucursalele și filialele acestora, precum și sucursalele și filialele respective ale acelor sucursale și filiale.
2 Consultați site-urile web ale entităților cu sediul în Italia.
3 Când vă aflați în Republica Cehă sau Ungaria sau când raportați în legătură cu acestea, solicitați consiliere înainte de a raporta anonim, deoarece este posibil ca raportarea anonimă să nu beneficieze de protecția prevăzută de legislația națională.
4 https://www.daikin.eu/en_us/data-protection-policy.html
5 Directiva (UE) 2019/1937 a Parlamentului European și a Consiliului din 23 octombrie 2019 privind protecția persoanelor care raportează încălcări ale dreptului Uniunii